Forzare la nostra mente ad assumere un’abitudine è un’attività molto complessa. Nel mio precedente articolo ho presentato delle strategie per ritualizzare i comportamenti e renderli una consuetudine in modo da ottimizzare le risorse necessarie per una sessione di lavoro ad alta concentrazione.

Sebbene ora siamo perfettamente coscienti di cosa dobbiamo mettere in pratica per essere più efficaci sul lavoro, dobbiamo concentrarci sul come.

Il metodo 4DX

Chris McChesney nel 2012 con il libro The 4 Disciplines of Execution: Achieving Your Wildly Important Goals ha teorizzato quattro discipline per aiutare le aziende ad implementare strategie di alto livello. Come molte altre metodologie, anche la 4DX fornisce dei suggerimenti in maniera molto generica, in tal modo è possibile adattare le regole anche in altri ambiti, come ad esempio le modalità di lavoro. Il metodo è estremamente utile per comprendere il divario fra il cosa è necessario e il come realizzarlo.

Disciplina #1: concentrati sulle cose estremamente importanti

Come lo stesso metodo suggerisce: “più cose cercherai di fare, meno ne riuscirai a portare a termine”. L’esecuzione dovrebbe essere, quindi, mirata ad un piccolo numero di obiettivi importanti. Mantenere il target semplice permette all’azienda di concentrare le energie e ai dipendenti di focalizzarsi sul risultato da raggiungere.

Disciplina #2: agisci sulle lead measures

Dopo aver identificato i tuoi obiettivi importanti, occorre misurare i risultati. Esistono due tipi di metriche a tal proposito:

  • Lag measures. Sono quelle misure che descrivono le cose che stai cercando di migliorare. Prendiamo ad esempio l’obiettivo di migliorare la soddisfazione del cliente di un panificio. La misura lag sarà proprio il punteggio della soddisfazione del cliente. Questa misura giungerà in ritardo, troppo tardi per poter modificare il processo in corso.
  • Lead measures. Queste misure si focalizzano sui comportamenti che condurranno al successo. Per rimanere sull’esempio del panificio, si vanno a misurare il numero di assaggi gratuiti distribuiti. L’aspetto incredibile è che se il numero di assaggi gratuiti distribuiti aumenta questo vorrà dire che anche la soddisfazione del cliente aumenterà quando verrà misurata.

Focalizzarsi sulle lead measures permette di agire sui comportamenti che controllano il prossimo futuro e avranno un impatto positivo sugli obiettivi di lungo termine. Ecco perché è importante dare peso alla quantità di ore spese in sessioni di lavoro senza distrazioni, esse determinano direttamente la misura della quantità e della qualità di ciò che accadrà in futuro.

Disciplina #3: mantieni un tabellone segnapunti

Le persone si comportano in maniera differente quando devono mantenere un punteggio: si sentono impegnati nei confronti dell’azienda, sviluppano un sano senso di competizione e rafforzano la propria motivazione. Il tabellone può essere fisico e far parte dell’arredamento dell’ufficio o virtuale e gestito tramite un software gestionale. Chi ha dimestichezza con la progettazione Agile non avrà difficoltà ad immaginarsi una Kanboard riservata, ad esempio, alle ore trascorse lavorando in maniera concentrata.

Disciplina #4: creare incontri periodici

Lo step finale per mantenere l’attenzione sugli obiettivi importanti è quello di creare di momenti di incontro, ad intervalli regolari, per la reciproca analisi dei tabelloni. In questa fase vengono analizzati i processi che hanno permesso di arrivare allo stato attuale nell’ottica di migliorare nel prossimo meeting. Gli incontri potranno durare pochi minuti, ma sarà proprio in questi istanti dove tutti prenderanno coscienza che le cose stanno realmente accadendo! Ancora una volta, per chi ha avuto modo di lavorare in maniera Agile, questi istanti possono essere rappresentati dagli sprint planning con le relative retrospettive e pianificazioni per il prossimo round.

Bibliografia

[1] Newport, C. (2016). Deep Work. Piatkus.