La nostra concentrazione è una risorsa finita. Spesso la paragono ad un serbatoio che fornisce “carburante” durante la giornata lavorativa e che deve necessariamente ricaricarsi attraverso attività collaterali. Va da sè che spetta a noi scegliere come distribuire le energie durante la giornata e come suddividerle fra le varie attività. Del resto ogni attività necessita di una certa quantità di energia per essere portata a termine. Fin qui tutto chiaro, ma cosa succede se usiamo la nostra concentrazione cercando di portare avanti più attività contemporaneamente? Rimanendo nella metafora dei motori l’effetto sarà che riusciremo a percorrere poca strada per ogni attività in cui saremo impegnati e il risultato sarà insoddisfacente e, nel peggiore dei casi, frustrante.
Il costo del non scegliere
Impegnare risorse nel portare avanti in maniera indisciplinata più attività contemporaneamente contribuisce a far perdere di vista l’obiettivo finale al livello management e a disorientare ulteriormente i componenti del team. A tal proposito vorrei ricordare quell’aneddoto secondo cui un manager per ottimizzare la nascita di un bambino in nove mesi di gestazione avrebbe impiegato nove donne per avere successo in un solo mese. Altro esempio, preso in prestito dall’informatica, è la legge di Amdahl applicata al parallelismo. In questo caso abbiamo un elaboratore che deve eseguire un compito e si cerca di rendere più rapida l’esecuzione aumentando di volta in volta il numero dei processori. La legge ci dimostra che la relazione fra numero di risorse e tempo di esecuzione non è lineare poiché ci sono dei “costi” nascosti dovuti alla gestione della parallelizzazione stessa. Ed è quello che accade in molte aziende quando ci si accorge di essere in ritardo sui progetti, si aumentano le risorse mantenendo immutata la gestione. Nella speranza di migliorare il processo ci si accorgerà, prima o poi, che una buona parte delle energie andranno disperse e l’obiettivo sarà comunque mancato.
Il modello dell’essenziale
La via che conduce al successo nella realizzazione dell’obiettivo finale è la ricerca dell’essenziale. Un percorso intenso che porta a scegliere l’obiettivo vitale su cui concentrare le energie e la modalità più efficace per arrivarci evitando (e non aggirando) gli ostacoli.
Pensare
In una gestione senza obiettivi chiari, nella totale mancanza di scelta, la principale preoccupazione del management sarà “dobbiamo fare”. Sì, ma cosa? Molto probabilmente la risposta sarà “Tutto!”. Tutto perché tutto è ugualmente importante. E, presto o tardi, si giungerà all’atroce dubbio “Come faremo a fare in tempo a finire tutto?”. Il cambio di modello di pensiero deve portare ad effettuare una scelta chiara: “Scegliamo di fare”. Contando sulla natura “scarsa” delle energie occorre comprendere ciò che è veramente vitale, avendo contezza che il mezzo con cui operare è il compromesso.
Fare
Non scegliere di concentrare le energie induce a perseguire pratiche dannose. Una di queste prevede, nel caso in cui sopraggiungano delle richieste pressanti, di reagire immediatamente inglobando ulteriori attività e peggiore la già difficile gestione. Si è portati a dire “Sì” a tutti senza realmente pensare ai costi e ai potenziali danni che ciò potrebbe causare. Si navigherà a vista e si affronteranno i problemi all’occorrenza senza un’adeguata preparazione. In questo caso il cambio di visione prevede di prendere una pausa per discernere cosa veramente conta, saper dire dei “No” eccetto che per le cose essenziali, rimuovere gli ostacoli prima di intraprendere un cammino per rendere più agevole la via.
Ottenere
Cercare di avere tutto, subito e ben fatto è una delle più grandi utopie manageriali. Eppure ci sono ancora casi in cui, anche a discapito della sofferenza che ne consegue, si preferisce ambire al troppo o, peggio, al tutto. Tale modalità di gestione genererà presto caos e la sensazione di aver perso il controllo. Da quest’ultima, ne deriveranno insicurezze e ulteriori dubbi. Manager e team si sentiranno sopraffatti ed esausti. Abbracciare l’essenziale permette di effettuare la scelta per cui il risultato sarà un lavoro ben fatto. Il team sarà soddisfatto di aver portato a termine l’obiettivo grazie al pieno controllo mantenuto dal livello management. La via che porta al traguardo sarà, così, un’esperienza tanto appagante quanto entusiasmante.